北理工辦發(fā)〔2014〕89號(hào)

各單位：
　　為進(jìn)一步提高學(xué)校信息化建設(shè)水平，建立數(shù)字校園，決定自發(fā)文之日起，正式啟用學(xué)校工作流辦公系統(tǒng)?，F(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：
　　一、系統(tǒng)背景
　　根據(jù)學(xué)校信息化建設(shè)進(jìn)度，自2013年起，學(xué)校信息平臺(tái)建設(shè)工作小組匯總調(diào)研部門(mén)需求，制定建設(shè)方案，履行采購(gòu)程序，建設(shè)了學(xué)校工作流辦公系統(tǒng)。后經(jīng)建設(shè)、調(diào)試、測(cè)試、試用、培訓(xùn)等過(guò)程，目前已完成各項(xiàng)上線(xiàn)運(yùn)行前準(zhǔn)備工作。
　　該系統(tǒng)是學(xué)校統(tǒng)一的辦公工作平臺(tái)，基于“業(yè)務(wù)流程管理（BPM）”構(gòu)建，通過(guò)模塊化將眾多辦公工作業(yè)務(wù)梳理為業(yè)務(wù)流程以模塊化的形式插入平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的信息化。同時(shí)，該系統(tǒng)還將于“一站式”服務(wù)平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審批類(lèi)服務(wù)內(nèi)容的流程審批。
　　二、系統(tǒng)功能
　　目前，結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展情況，該系統(tǒng)具備校級(jí)文件、部門(mén)文件的制發(fā)，學(xué)校收文，黨委常委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)的議題征集、討論、紀(jì)要等事務(wù)的全過(guò)程管理，以及部分校內(nèi)會(huì)議室、報(bào)告廳的使用管理等。下一階段，將根據(jù)使用情況，逐步增加更多的業(yè)務(wù)流程，調(diào)整改進(jìn)現(xiàn)有工作方法，提高工作效率，提升學(xué)校信息化水平。
　　三、系統(tǒng)使用
　　1. 系統(tǒng)網(wǎng)址
　　網(wǎng)址為http://oa.bit.edu.cn/portal/，學(xué)校辦公室網(wǎng)站（http:// office.bit.edu.cn/）等處亦有“辦公系統(tǒng)”鏈接。
　　2. 系統(tǒng)用戶(hù)及用戶(hù)名、密碼
　　根據(jù)設(shè)計(jì)目標(biāo)，該系統(tǒng)的用戶(hù)群體定為校領(lǐng)導(dǎo)、各單位正副職負(fù)責(zé)人、機(jī)關(guān)單位科室負(fù)責(zé)人、學(xué)院科級(jí)干部等，其中各單位辦公室主任為各單位的系統(tǒng)使用中樞。
　　系統(tǒng)用戶(hù)的用戶(hù)名為使用人十位工號(hào)，運(yùn)行磨合期間使用自有登錄系統(tǒng)，初始密碼（請(qǐng)查看正式公文），登錄界面填寫(xiě)完用戶(hù)名密碼后點(diǎn)擊“登錄”按鈕；全面運(yùn)行后使用學(xué)校統(tǒng)一認(rèn)證平臺(tái)登錄系統(tǒng)。
　　3. 系統(tǒng)運(yùn)行期限
　　系統(tǒng)計(jì)劃于2015年1月1日起投入運(yùn)行。首先進(jìn)行磨合期運(yùn)行。期間所有系統(tǒng)涉及業(yè)務(wù)將保持“線(xiàn)上”、“線(xiàn)下”同時(shí)運(yùn)行，即所有相關(guān)內(nèi)容在保持傳統(tǒng)工作方式的情況下，相關(guān)事務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)有同樣反映，內(nèi)容統(tǒng)一。
　　之后根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行磨合情況，確定全面運(yùn)行期時(shí)間點(diǎn)（暫定于2015年3月），之后系統(tǒng)投入全面運(yùn)行。登錄系統(tǒng)轉(zhuǎn)為學(xué)校統(tǒng)一認(rèn)證平臺(tái)，系統(tǒng)所及業(yè)務(wù)不再以傳統(tǒng)方式運(yùn)行，全部轉(zhuǎn)為系統(tǒng)運(yùn)行。
　　4. 系統(tǒng)安全和效力
　　各使用人應(yīng)保證用戶(hù)名和密碼的安全，使用系統(tǒng)自有登錄系統(tǒng)或?qū)W校統(tǒng)一認(rèn)證系統(tǒng)應(yīng)保證及時(shí)修改初始密碼。如因非技術(shù)問(wèn)題導(dǎo)致密碼泄露或其他情況，原則上由使用人承擔(dān)后果。
　　系統(tǒng)磨合運(yùn)行期間，相關(guān)事務(wù)將以傳統(tǒng)方式為準(zhǔn)，系統(tǒng)記錄不做最終效力；系統(tǒng)全面運(yùn)行后，相關(guān)事務(wù)以系統(tǒng)內(nèi)記錄為準(zhǔn)產(chǎn)生效力。
　　5. 系統(tǒng)管理
　　該系統(tǒng)目前由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)運(yùn)行管理，由網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心負(fù)責(zé)技術(shù)維護(hù)。系統(tǒng)事務(wù)聯(lián)系人：學(xué)校辦公室榮新巖，電話(huà)：6891 4226，郵箱：[email protected]。
　　6. 其他事項(xiàng)
　　系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程說(shuō)明和操作說(shuō)明，已在學(xué)校辦公室網(wǎng)站（http://office.bit.edu.cn/）專(zhuān)題工作欄目中發(fā)布，請(qǐng)各使用人及時(shí)查閱相關(guān)內(nèi)容以進(jìn)一步熟悉使用系統(tǒng)。學(xué)校辦公室將視情況籌備不同級(jí)別、規(guī)模培訓(xùn)，以進(jìn)一步提高系統(tǒng)使用熟練度。
　　系統(tǒng)在磨合運(yùn)行期間，在操作和功能上出現(xiàn)的任何問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)與學(xué)校辦公室溝通，通過(guò)磨合使用進(jìn)一步改善系統(tǒng)的用戶(hù)體驗(yàn)。
　　特此通知。

北京理工大學(xué)學(xué)校辦公室
2014年12月17日